「いきいき運営委員会」
第1回会議 議事要約

I. 組織の基本方針と新体制

新名称とスローガンの決定

  • 新名称: 従来の「執行部会」から、よりフラットで協力的な印象を与える「いきいき運営委員会」へ変更。
  • スローガン: 「入ってて良かったと思える同窓会」

長澤新会長が掲げる4つの柱

  1. 同好会を通じた仲間作り: クラス会単位での参加が減少する中、デジタルの活用や歌声同好会などの魅力的な活動を推進する。
  2. 小規模イベントの開催: JAXA宇宙センター見学（大人の遠足）など、少人数でも楽しめる企画を実施していく。
  3. デジタル活用の推進: AIを活用したホームページ（HP）の迅速な更新や、会員に役立つ情報発信を強化する。
  4. 1人ひとりが主役の組織: トップダウンではなく、グループでの意見交換を活かしたボトムアップ型の運営を目指す。

コンプライアンスの重視

  • 本会は市長が名誉会長を務める外郭団体的な性格を持つ組織であるため、不祥事による組織解散のリスクを回避する。
  • 安全・安心・コンプライアンスを徹底した運営を行う。

II. 運営構造と役割分担

組織の活動を大きく「3つの事業の柱」と「独立推進グループ」に整理しました。

3つの事業の柱

  1. 実務事業: 総務、会計、広報など、組織を支える基盤業務を担う。
  2. 活動事業: 健康スポーツ、文化講演会、芸能大会、作品展、同好会などを管轄。会員が主体的に関わる「実行委員会形式」の運営を目指す。
  3. PR連携事業: ルームアドバイザー（RA）との関係再構築、行政（社会教育課、高齢者福祉課など）との関係強化、ガイドブックの作成を行う。

独立推進グループ

本部直属の専門グループとして、以下の2つを設置する。

  • デジタル化推進グループ
  • 事業推進グループ（JAXA企画などを担当）

III. 会員状況と財務の現状

会員数の推移と名簿管理

  • 現状: 今年度の目標610名に対し、現在は約550名程度集まっているが、前年度（666名）からは減少傾向にある。
  • 対策: データの整備（全角・半角の統一、スペースの排除など）を徹底して名簿管理を効率化する。郵送費（100通以上の割引適用など）のコスト削減を図れるようにする。

財務の危機感

  • 現状: 2027年度以降の予算編成が非常に厳しくなる見通し。これまでの資金の蓄積（取り崩し分）がなくなり、会員からの会費と行政からの補助金（約90万円）のみで運営しなければならない。
  • 対策: 早急に今後の運営に向けたケーススタディ（シミュレーション）を行う必要がある。

IV. 各部からの報告と課題

健康スポーツ部 （別府部長）

  • 競技の現状: パークゴルフ、ボッチャ、グラウンドゴルフなどを実施中だが、参加者の高齢化や「足の確保（交通手段）」の問題により参加人数が減少している。
  • 深刻な後継者不足: 別府部長が1人で10以上の競技・世話役を抱えており、限界に達している。
  • 対策の検討:
    • 後継者が不在の場合は、「スクラップ・アンド・ビルド（整理と構築）」の観点から、一部競技の廃止も検討せざるを得ない。
    • モルックやeスポーツなど、より気軽に参加できる新しい種目の導入も視野に入れる。

広報部 （看舎部長）

  • 会報とHP: 会報「115号」がほぼ完成（総会報告、予算実績、作品展、JAXA案内、デジタル研究会レポートなどを掲載）。
  • 対策: ホームページへの誘導を強化し、会員が最新情報を常にチェックする仕組みを構築する。

文化・同好会担当 （井上克子/忠部長）

  • 「開かれた同窓会」への移行: 市民大学の他学部修了生や、非会員（賛助会員）も同好会や作品展に参加できるよう、柔軟に門戸を拡大する方針を確認。
  • 助成金の適正化:
    • 同好会ごとに生じている助成金額の差を是正するためにも、適切な設定へ5年かけて移行する。
    • 将来的には自立運営（助成の廃止）も検討案として提示された。
  • 主要イベント計画:
    • 囲碁大会（8月・2月）
    • 芸能大会（11月）
    • 作品展（3月 ※終了式に合わせて日程を調整）

V. 行政・大学との連携と課題

会場確保の難しさ

  • 現状: 中央公民館が2028年3月まで改修工事で使用できないため、きららホールや勤労市民センターなどの抽選に頼らざるを得ない状況。
  • 対策: 高齢者福祉課を通じた施設の先行予約ノウハウを共有するなど、行政との調整ルートを整理する必要がある。

大学カリキュラムへの提言

市民大学の在校生が、卒業後に同窓会へスムーズに移行（入会）できるよう、在校時のカリキュラム（スポーツや陶芸など）の充実を、運営協議会を通じて行政へ要望していく。

VI. デジタル活用と情報共有のルール

LINE運用の改善

  • 現状の課題: 運営上の資料やり取りをLINEで行っているが、保存期間（3日間）が過ぎるとデータが消えてしまう。
  • 解決策の検討: パソコン版LINEの導入、ホームページ上の専用ページへの資料集約、またはLINE WORKS等のビジネス用ツールの導入を検討する。

情報の集約ルール化

  • 現状の課題: 各所からバラバラに情報が送られてくるため、「最終版」の資料がどれか分からなくなる。
  • 解決策: 事務局（伊藤氏）に情報を一元化して集約し、事務局から一括で発信するルール作りを目指す。

今後のネクストステップ（提案）

会議での議論を踏まえ、以下の項目を次回の検討事項として進めることを提案します。

  1. 競技の棚卸し: 後継者不足が深刻な健康スポーツ部の負担軽減に向けた「スクラップ・アンド・ビルド」の具体化。
  2. デジタルツールの導入検討: 情報共有の課題を解決するため、LINE WORKS等の具体的なツール選定と導入テストの実施。